Возможности Битрикс24: задачи и проекты

Всё о Задачах

Задачи — это мощный инструмент планирования и контроля любых работ внутри компании.

Чем полезна работа с Задачами в Битрикс24:

• контроль работы персонала, отслеживание занятости и продуктивности;
• обсуждение работы по задаче в комментариях — вся нужная информация в одном месте;
• общая картина работы организации: видно, кто, как и в каком количестве выполняет задачи;
• создание индивидуальных и групповых задач, назначение сроков выполнения.

Как поставить задачу в Битрикс24

Чтобы создать задачу, следует перейти в раздел «Задачи и проекты» и нажать на зеленую кнопку «Создать».

Переход к постановке задачи в Битрикс24

Виды задач в Битрикс24

Задачи по шаблонам — это, так называемая, готовая структура задачи, в которой прописаны важные пункты, которые должен прописать Постановщик. В Rubix, например, есть шаблоны для технического отдела, для SEO-специалистов.

*Форма постановки задачи

Поля задачи Битрикс24

1. Название. Должно полностью отображать то, что необходимо выполнить. Например: «Написание статьи для блога | Rubix».
2. Описание. Количество символов не ограничено, уделите этой части максимум внимания, чтобы у исполнителя было минимум вопросов. Подробно изложите, что нужно выполнить, какие есть вводные данные и доступы. При необходимости можно приложить файлы. Если задача состоит из нескольких пунктов, этапов, можно добавить «Чек-лист». Так, Соисполнитель будет отмечать каждый пройденный этап, а Постановщик будет видеть прогресс.
3. Ответственный. Если вы создаете задачу, Битрикс 24 ставит Вас же Ответственным. Можете заменить на нужного вам специалиста, который будет ответственным за результат. Им может быть только один человек.
4. Постановщик. Можно поставить себя, можно другого человека.
5. Соисполнитель. Это тот, кто участвует в выполнении задачи, но не является Ответственным. Количество не ограничено.
6. Наблюдатель. Смотрят за тем, как идет ход выполнения задачи. Количество не ограничено. Могут оставлять комментарии, не могут закрывать задачу.
7. Крайний срок. Дата и время дедлайна.
8. Результат задачи. После выполнения Ответственный отправляет в комментарий о результатах, без которого закрыть задачу нельзя. Пункт не является обязательным.
9. Это важная задача. При нажатии галочки рядом с задачей загорается огонек, так она будет заметнее в общем перечне.

Дополнительно

• Проект. Это может быть, например, определенный клиент. Проекты используются, чтобы структурировать задачи. Об этом подробнее расскажем ниже.
• Учет времени. Рекомендуем ставить здесь галочку, чтобы понимать, сколько времени потрачено на выполнение задачи.
• Напоминание. Можно отправить Ответственному или Постановщику на сообщением на телефон или e-mail, указанные в профиле пользователя Битрикс 24.





• Сделать задачу регулярной. Можно заполнить настройки, согласно которым спустя определенное время автоматически будет появляться такая же задача.
  
  

  

• Гант. Можно добавить предшествующие задачи, тогда новая начнется только после их завершения или вместе с ними.
• CRM. Здесь можно добавить всё, что вам нужно из имеющегося в CRM-системе: контакты пользователей, компании, лиды, счета и так далее.
• Сделать подзадачей Битрикс24. Добавляете в этот пункт уже поставленную задачу, которая в будущем становится базовой.





*Поставленная задача, в которой есть подзадачи, является базовой



*Подзадачи отображаются раскрывающимся списком



*Отображение задач и их статуса внутри задачи

• Связанные задачи. Можно добавить несколько задач, которые, например, помогут выполнить новую.

Как завершить задачу в Битрикс24?

Нажать на зеленую кнопку «Завершить».

*Процесс завершения задачи

Как удалить задачу в Битрикс24?

Отметить галочкой задачу в общем списке, нажать «Выбрать действие», нажать «Удалить», затем «Применить» и подтвердить действие.

Какие бывают статусы задач в Битрикс24?

• Ждет выполнения — поставленная задача.
• Выполняется — задача, в которой начат учет времени.
• Ждет контроля — задача выполнена, отправлена на контроль Постановщику.
• Завершена — задача принята Постановщиком.
• Задача выполнена в активном принте — задача выполнена при работе в Скрам. Подробнее о нем можно прочитать здесь.

*Статусы задач

Где можно посмотреть завершенные задачи?

На экране с задачами выбирать фильтр «Завершена».

*Смотрим завершенные задачи

Теперь к Проектам

Проект — это частный случай группы, у которой есть определенные сроки начала и конца. Дедлайн задач не должен выходить за рамки сроков проекта. Помогает объединить все задачи, файлы, сообщения и встречи в одном месте. Проектом могут быть задачи по определенному клиенту, задачи определенного отдела в рамках месяца или квартала и тому подобное. Количество создаваемых проектов не ограничено.

*Возможности проекта

Обязательно укажите, что в проекте будут использоваться задачи. Укажите срок. После создания этого проект появится на странице «Проекты» раздела «Задачи и Проекты». Вы можете сразу увидеть количество текущих задач, сроки выполнения проекта, а также общую эффективность работы над задачами в его рамках.

Как создать проект?

Чтобы создать проект, нужно перейти в раздел «Группы» и нажать кнопку «Добавить», а затем заполнить поля согласно переходу по шагам.

*Создаем проект

Какие типы проекта бывают?

• Открытый — виден всем сотрудникам, каждый может зайти, посмотреть информацию, вступить.
• Закрытый — виден всем, доступ только у участников, присоединиться можно по приглашению.
• Секретный — проект никому не виден, присоединиться можно по запросу.

Итоги

Это лишь часть возможностей CRM-ситсемы Битрикс24. Раздел «Задачи и проекты» очень важен для слаженной работы команды и оценки ее эффективности, помогает не теряться в делах и организовывать свою деятельность. В блоге мы будем и дальше раскрывать возможности Битрикс24 для Вас, ведь являясь «Золотым партнером», очень многое знаем о его функционале. Чтобы следить за новостями, подпишитесь на рассылку!