Версии программы
Создатели Битрикс24 предлагают две версии сервиса — облачную для браузера и коробочную.
Если вам удобно работать в облаке, вы можете оформить коммерческую подписку и получить доступ к расширенному списку функций. Также создатели сервиса предлагают бесплатный тариф с базовым набором инструментов и неограниченным количеством пользователей.
Облачная и коробочная версии во многом похожи. При этом в коробке можно найти инструменты, которых нет ни в одном из тарифов на облаке. Открытый код в коробочной версии позволяет адаптировать интерфейс и функционал под специфику деятельности компании.
Также вы можете бесплатно скачать мобильное приложение и установить его на телефоне или планшете. В приложении можно работать над задачами, общаться с командой и клиентами, совершать видеозвонки и т. д.
Теперь перейдем к самоучителю для «чайников», чтобы вы смогли пользоваться инструментами, которые предлагает Битрикс24.
Начало работы в программе
Чтобы получить доступ к инструментам, нужно зарегистрироваться в системе и создать аккаунт компании.
Регистрация и создание аккаунта
Зайдите на главную страницу и кликните «Получить бесплатно». Чтобы зарегистрироваться в системе, вы можете ввести адрес своей электронной почты либо один из аккаунтов в соцсетях, например, во «ВКонтакте». После этого программа создаст новую учетную запись, а ваша компания получит цифровое название.
Присвоение компании имени
Чтобы указать название компании, нажмите на карандашик, который находится в левом верхнем углу рядом с надписью «Битрикс24». В этом же окне можно прописать домен. Иногда желаемое доменное имя бывает уже занято, и в таком случае система предлагает несколько альтернативных вариантов.
Все тарифы позволяют бесплатно изменить название портала компании. Обратите внимание: такая возможность дается один раз. Повторно переименовать домен позволяет только тариф «Профессиональный».
Создание команды
В правом верхнем углу находится кнопка «Пригласить». Нажмите ее, и перед вами появится меню, с помощью которого можно добавить сотрудников на портал. Опция приглашения изначально доступна администратору. Если вы хотите, чтобы любой сотрудник мог приглашать пользователей, найдите в настройках соответствующую функцию.
В Битрикс24 доступно несколько способов добавления сотрудников:
- Быстрая регистрация по ссылке. Скопируйте ссылку и поделитесь ей с командой.
- По номеру телефона или email. Введите телефонные номера сотрудников либо их электронные адреса, чтобы система отправила им сообщение со ссылкой для регистрации.
- Также вы можете самостоятельно зарегистрировать каждого сотрудника. Заполните поля в соответствующей вкладке, и пользователь получит электронное письмо с логином и паролем для авторизации.
- Еще один вариант — воспользоваться помощью интегратора. Чтобы не тратить время на настройку, вы можете заключить договор с официальными партнерами разработчиков Битрикс24.
Настройка структуры компании
Чтобы изменить структуру, зайдите в меню и выберите вкладку «Сотрудники». Вы можете добавлять любое количество подразделений, дополнять их подотделами и т. д. Подразделениям можно присваивать названия и назначать для них руководителей. Если нужно перевести сотрудника из одного подразделения в другое, зажмите иконку с именем этого пользователя и перетащите ее в нужное окно.
Работа с функционалом Битрикс24
Пошагово разберем, как пользоваться инструментами, которые предлагает система.
Постановка задач
Выберите в меню «Задачи и Проекты». Наведите курсор на вкладку «Задачи», и перед вами появится плюсик. Кликните на него. В открывшемся поле пропишите название задачи и добавьте ее описание. При необходимости составьте чек-лист, чтобы контролировать, какие шаги сделаны. Если задача важная, отметьте ее галочкой. Назначьте того, кто будет отвечать за выполнение задачи, и пропишите крайний срок.
Над одной задачей могут работать сразу несколько человек. Каждому из них присваивается определенный статус. Например, постановщик — это тот, кто создал задачу и получает уведомления о ходе ее выполнения. Постановщик назначает ответственного. Этот сотрудник является непосредственным исполнителем задачи. Ответственному может помогать пользователь с идентичными правами, т. е. соисполнитель. Также в Битрикс24 можно добавить наблюдателя — того, кто будет получать уведомления о ходе работы над задачей.
В нижней части поля для создания задачи находится вкладка «Дополнительно». Она позволяет:
- создать новый проект и привязать к нему задачу;
- проставить теги;
- подключить к задаче напоминания;
- создать шаблон задачи и т. д.
О шаблонах нужно сказать отдельно. Благодаря этой функции не нужно тратить время, чтобы каждый раз создавать задачи, которые часто повторяются. На бесплатном тарифе опция недоступна, но вы можете протестировать ее в деморежиме течение 15 дней.
Настройка календаря
Из-за рутины многие важные моменты выпадают из поля зрения. Чтобы контролировать сделки, переговоры и другие бизнес-процессы, пользуйтесь календарем. С помощью этой опции вы также можете планировать свой график — как личный, так и рабочий. Битрикс24 позволяет создавать любое количество календарей для самых разных целей.
Чат и звонки
При регистрации в системе вы автоматически получаете доступ к чату с помощником от Битрикс24 и общему чату для всех сотрудников. При создании нового проекта также появляется дополнительный чат. В нем могут общаться сотрудники, которые работают над этим проектом. Виды чатов в Битрикс24:
- открытые — для всей команды;
- закрытые — для отдельных сотрудников;
- приватные — для общения один на один с выбранным собеседником.
Кроме того, программа позволяет совершать аудио- и видеозвонки. Для групповых звонков нужен отдельный закрытый чат. Обратите внимание: звонки не записываются.
Время и отчеты
Эти функции предназначены для руководителей и сотрудников отдела кадров. Обратите внимание: время и отчеты доступны только в платных тарифах.
Какие функции предоставляет Битрикс24:
- График отсутствий. График представляет собой таблицу, в которой отображаются больничные, отгулы, декретные отпуска и т. д. Благодаря этой функции руководитель и HR всегда знают, кто отсутствует на рабочем месте, как долго и по какой причине.
- Собрания и планерки. Чтобы провести встречу с сотрудниками, достаточно указать дату, время и место ее проведения.
- Bitrix24.Time. Функция предполагает установку приложения на планшет и подключение камеры устройства. С помощью Bitrix24.Time можно отслеживать любые действия сотрудников.
Особого внимания заслуживает функция учета рабочего времени с ежедневными отчетами. С ее помощью руководитель всегда может узнать, чем именно занимался тот или иной сотрудник в конкретный день.
Инструменты категории учета рабочего времени позволяют:
- просматривать статистику по всей компании;
- контролировать начало и конец рабочего дня каждого специалиста;
- отслеживать нарушения графиков по отделам и сотрудникам;
- подсчитывать и анализировать рабочие дни.
В работе системы учета времени нет ничего сложного. В начале дня сотрудники кликают на «Начать рабочий день», а в конце — нажимают на кнопку «Завершить». Также в системе нужно отмечать перерывы.
Учет рабочего времени напрямую связан с выполнением задач. Отчеты об активности подчиненных формируются на основании данных о проделанной работе. Все, чем сотрудник занимался в течение дня, он должен фиксировать в «Задачах и Проектах». Задача руководителя — донести до команды, почему важно отображать свою активность в системе. В том, чтобы просто нажимать кнопки «Начать» и «Завершить», нет смысла. Чтобы оценивать продуктивность персонала, руководитель должен понимать, над чем конкретно работал сотрудник в тот или иной день.
Работа с документами
Документооборот компании ведется через «Диск». Права доступа к папкам определяет администратор. «Диск» в Битрикс24 позволяет работать с файлами любого формата.
Вкладки на «Диске»:
- «Мой диск». Здесь вы можете хранить свои личные файлы.
- «Общий диск». Эта вкладка предназначена для хранения файлов компании. При необходимости доступ к отдельным папкам можно ограничить.
- «Диск для Windows» и «Диск для macOS». На этих вкладках можно скачать подходящее приложение, чтобы работать с файлами без необходимости открывать сам сервис.
- «Очистка места». В этой вкладке можно посмотреть, сколько места осталось на «Диске», и удалить ненужные документы. После удаления файлы попадают в корзину и хранятся там в течение 30 дней.
Телефония
Эта функция будет полезна тем, чья деятельность связана с активным общением. В разделе «Телефония» можно подключить телефонные линии к порталу компании и таким образом запустить работу колл-центра. Среди опций заслуживает внимания просмотр детализации по всем совершенным звонкам. Такая функция позволяет оценивать эффективность менеджеров, анализировать продажи и т. д.
В коробочной версии и на платных тарифах можно распределять между сотрудниками права доступа к телефонии. Администратор решает, кто из команды может:
- прослушивать звонки и диалоги;
- совершать звонки по внешним номерам;
- настраивать маршрутизацию звонков;
- арендовать номера и т. д.
Заключение
Как видно из нашей инструкции для новичков, в использовании Битрикс24 нет ничего сложного. Мы рассмотрели только основные инструменты, хотя разработчики предлагают гораздо больше возможностей. С помощью Битрикс24 вы можете создать удобную CRM-систему, чтобы эффективно управлять проектами и сотрудниками.
В заключение скажем о преимуществах и недостатках программы. Начнем с того, что условно можно назвать минусами:
- Разнообразие опций. Часть функций может оказаться ненужной и усложнять навигацию.
- В отдельных случаях — необходимость в привлечении специалиста. Чтобы настроить CRM, иногда требуется помощь разработчика.
Небольшие недостатки компенсируют значительные преимущества. Начало работы с программой не требует каких-либо вложений. Вы можете активировать деморежим и в течение 30 дней иметь доступ к базовым инструментам. Бесплатный тариф позволяет добавить на портал любое количество пользователей. И главное преимущество — множество по-настоящему полезных инструментов, благодаря которым работать становится проще и удобнее.
