«Битрикс24» хранит всю важную для бизнеса информацию. Программный продукт включает в себя CRM, проектный менеджмент, документы, контакт-центр, корпоративную социальную сеть, видеозвонки и многое другое.
От правильности настроек и корректности работы «Битрикс24» зависит прибыль компании. Даже небольшой сбой может негативно повлиять на продажи и выручку бизнеса. Чтобы этого избежать, важно своевременно проводить аудит системы. Сегодня расскажем, зачем нужна комплексная проверка «Битрикс24» и что она включает в себя.
*Клиенты, когда Rubix открывает тайны аудита
Для чего проводится аудит CRM
CRM (Customer Relationship Management) системы играют ключевую роль в управлении взаимоотношениями с клиентами. Они помогают компаниям организовать и оптимизировать процессы взаимодействия.
Однако даже самые продвинутые CRM могут со временем терять свою эффективность. Часто встречаются ситуации, когда система не приносит ожидаемых результатов: сотрудники жалуются на неудобство использования, данные теряются, а продуктивность работы компании снижается. Всего этого можно избежать при своевременном проведении аудита. Ниже расскажем, какие задачи он решает.
Автоматизация и оптимизация рабочих процессов
Аудит CRM-системы позволяет выявить точки роста. С помощью этой услуги можно автоматизировать рабочие процессы, оптимизировать использование материальных и временных ресурсов. Также аудит помогает обнаружить проблемы в настройках и понять, правильно ли сотрудники используют сервис.
Даже небольшие улучшения «Битрикс24» могут привести к существенному росту производительности и уменьшению издержек.
Актуализация информации
CRM полезна только при наличии актуальных данных. Аудит помогает оценить качество и полноту информации, которая поступает в систему. Важно, чтобы менеджерам компании хватало данных для работы с CRM и оформления сделок.
Такой подход позволяет более эффективно продавать и оценивать качество входящего потока заявок.
Улучшение опыта использования CRM среди сотрудников
С помощью аудита можно выявить сложности, с которыми специалисты сталкиваются при повседневной работе с системой, и найти способы их устранения. Если сотрудники будут лучше разбираться в функциях и особенностях использования CRM, они станут охотнее использовать ее для выполнения задач.
Синхронизация задач бизнеса и возможностей CRM
Со временем цели организации меняются и масштабируются. Это неизбежный этап роста любой компании. Важно следить, чтобы функционал «Битрикс24» соответствовал новым бизнес-целям бренда. Аудит помогает убедиться в том, что CRM отвечает текущим потребностям компании. При необходимости специалисты интернет-агентства Rubix предлагают варианты работы с задачами или составляют перечень необходимых доработок.
*Когда в аудите выявили слишком много ошибок
Как часто нужно проводить аудит CRM
Стоит заказать данную услугу при изменении структуры компании, а также при появлении в ней новых процессов и инструментов. В целях профилактики рекомендуется проводить аудит раз в год.
Также услуга может потребоваться в том случае, когда клиент хочет улучшить «Битрикс24», но не знает, с чего начать. Интеграторы системы проводят аудит перед стартом работ и на его основании внедряют необходимые изменения.
Способы проведения аудита CRM
Проверить функциональность системы можно внутренними силами или с помощью бизнес-аналитика из сторонней компании. Рассмотрим особенности обоих вариантов.
Собственными силами
Такое решение подходит, если в компании есть специалист, который разбирается в специфике работы других отделов, знает особенности CRM-системы и умеет настраивать ее.
Ниже приведен минимальный список показателей, которые нужно проверить в рамках аудита:
- Актуальность, качество и полнота данных.
- Наличие всех необходимых интеграций.
- Уровень безопасности данных, права доступа, наличие уязвимостей.
- Удобство использования системы сотрудниками.
Однако даже если в компании есть специалист, который умеет работать с «Битрикс24», ему может не хватать навыков и насмотренности для настройки всех необходимых инструментов системы. Также не стоит забывать про важность мотивации. Обычно штатные сотрудники не стремятся провести полную оптимизацию бизнес-процессов и проверяют только ограниченный перечень инструментов системы.
С помощью сторонних интеграторов
Этот вариант позволяет провести комплексный аудит системы и выявить даже малейшие недостатки. Привлечение сторонних интеграторов имеет несколько неочевидных преимуществ, среди которых:
- Свежий взгляд. Интегратор не привязан к устоявшимся в компании процессам и способен увидеть проблемы, которые могли остаться незамеченными.
- Высокая компетенция. Интеграторы досконально разбираются в логике и архитектуре CRM. Поэтому они могут не только выявить недочеты и составить рекомендации, но и выполнить необходимые доработки.
- Отсутствие вовлеченности во внутренние конфликты. Внешний специалист не имеет личной заинтересованности в результатах аудита, что позволяет ему быть объективным.
- Опыт и знание отрасли. Внешние аудиторы, имеющие опыт работы с другими компаниями, могут предложить лучшие практики и решения, проверенные временем.
*Интегратор Татьяна подробно расписывает проблемы вашего Битрикс24
Как проходит аудит
Сотрудничество со сторонним интегратором начинается с личной онлайн- или офлайн-встречи. На ней подрядчик выясняет, зачем внедрялась CRM, какие задачи решала система, что клиент хочет изменить сейчас.
Возможно, со временем у компании изменились бизнес-цели, а обновление настроек и инструментов системы не проводилось. Кроме того, интегратору нужно понимать структуру компании и модель взаимодействия отделов между собой.
Важно, чтобы на этапе консультации клиент предоставил как можно больше информации. Это позволит интегратору сэкономить время на ее самостоятельном поиске, а клиенту — снизить затраты при почасовой оплате труда.
Чтобы провести технический аудит, подрядчик попросит предоставить полный доступ к CRM-системе. Однако клиенту не стоит переживать за сохранность своих данных. Они находятся в полной безопасности. До начала сотрудничества интегратор в обязательном порядке подписывает с клиентом договор о неразглашении — NDA.
Чтобы быть уверенным в высоком качестве оказания услуги, стоит доверить аудит CRM интегратору «Битрикс24». Для получения этого статуса нужно соответствовать определенным характеристикам и выполнить ряд условий.
После аудита подрядчик предоставляет список рекомендаций, рассчитывает стоимость проведения работ по предложенным вариантам и приступает к их реализации после согласования с клиентом.
Если внедрить все улучшения, предложенные интегратором, можно увеличить прибыль компании, автоматизировать рутинную работу и сделать бизнес-процессы прозрачными.
В интернет-агентстве Rubix вы можете заказать комплексный аудит «Битрикс24». Проводим оценку и предоставляем подробные списки рекомендаций со скриншотами. Качество наших услуг уже оценили сотни клиентов со всех уголков России.
