Как эффективно управлять своим временем и успевать все

Особенности управления временем

Прежде чем говорить о наиболее эффективных техниках тайм-менеджмента, давайте разберемся, что это за зверь. Понятие переводится с английского как «управлением временем».

Этот вопрос становится особенно актуальным, когда скапливается большое количество задач. Их несвоевременное выполнение грозит не только недовольством руководства и возможными штрафами.

Горящие дедлайны и высокая нагрузка в прямом смысле слова опасны для эмоционального состояния работника. Такие переживания отнимают силы и могут привести к выгоранию. О методах борьбы с ним писали здесь и здесь. Однако лучше не доводить себя до апатии и выгорания, а оптимизировать рабочий процесс.

Существует множество эффективных методик тайм-менеджмента. Их использование помогает успевать больше, контролировать ситуацию и меньше уставать.

Прежде всего, техники тайм-менеджмента различаются между собой по своему назначению. Так, одни методики помогают расставить приоритеты в большом количестве задач, другие нужны для краткосрочного или долгосрочного планирования, третьи — позволяют отследить личную продуктивность. Мы поговорим про наиболее эффективные техники организации времени из каждой категории.

*Методики тайм-менеджмента смотрят на твои горящие дедлайны

Чтобы расставить приоритеты

Если на вас навалилось множество задач, которые кажутся непосильными, прежде всего нужно… успокоиться. А после этого советуем рассмотреть одну из приведенных ниже методик. Эти техники тайм-менеджмента помогут разобраться в большом количестве задач и выделить для себя самые приоритетные из них.

Матрица Эйзенхауэра

Этот подход помогает ранжировать дела по степени важности и понять, с чего стоит начать.

При использовании матрицы Эйзенхауэра задачи классифицируются на четыре типа в зависимости от их срочности и важности:

1. Срочные и важные.
2. Срочные, но менее важные.
3. Несрочные, но важные.
4. Несрочные и неважные.

Рекомендуется начать с выполнения задач, которые относятся к первой группе. После этого стоит перейти к срочным, но менее значимым делам. Затем следует заняться задачами из третьей категории. Их можно выполнить самостоятельно или делегировать.

Наконец, задачи, которые не срочны и не важны, стоит выполнить позже или даже исключить из списка. Нужно регулярно пересматривать, действительно ли дела из последней группы необходимы. Возможно, их следует отменить.

Для визуализации матрицы Эйзенхауэра стоит использовать квадратный лист, разделенный на четыре равных сектора. В дополнение к традиционному методу ведения записей от руки можно воспользоваться цифровыми инструментами, такими как Miro или Figma, где доступны специальные шаблоны для этой цели.

Система 4D

В рамках метода задачи классифицируются на следующие категории:

1. Do — сделать. К этой группе относятся задачи, которые нужно выполнить самостоятельно. Их нельзя делегировать или перенести.
2. Delegate — делегировать. Сюда стоит занести дела, которые можно поручить помощнику или передать другому человеку.
3. Delete — удалить. К этой категории относятся задачи, которые потеряли свою актуальность. Их можно не выполнять.
4. Delay — отложить. В эту группу входят вопросы, которые можно решить позже. Однако лучше установить дедлайн, чтобы задачи не потерялись.

Методика 4D помогает переоценить свой список ежедневных дел и взглянуть на него с другого ракурса. Так, одни задачи необязательно выполнять самому, а другие — можно исключить, потому что они уже потеряли актуальность.

Эта техника тайм-менеджмента помогает придушить в себе трудоголика с его желанием объять необъятное и избежать эмоционального выгорания.

Чтобы организовать рабочий день

Мы перешли ко второй группе методов тайм-менеджмента, которые помогут спланировать время и грамотно распределить его между рабочими задачами.

Метод помидора

Эта техника идеально подходит для организации монотонной деятельности. Ее суть заключается в разделении рабочего времени на временные промежутки — для выполнения задач и отдыха.

Чтобы воспользоваться этим методом, поставьте таймер на 25 минут. В течение этого времени нужно трудиться над задачей, не отвлекаясь ни на что. После того как сработает таймер, стоит отдохнуть в течение 5 минут. Делать получасовой перерыв можно каждые 4 цикла.

Преимущество метода помидора в том, что он позволяет запланировать отдых и не утонуть в рабочей рутине. Кроме того, с помощью этой техники можно избежать прокрастинации и повысить общую эффективность труда.

Метод 90 на 30

Эта техника похожа на предыдущую. Отличие заключается во временном интервале: на работу нужно выделить 90 минут, а на последующий отдых — 30.

Первые два цикла лучше посвятить решению горящих задач, а остальные — потратить на менее приоритетные дела.

Если усердно работать без отвлечений на протяжении полутора часов вам кажется нереальным, вы можете воспользоваться альтернативным методом — 52/17. Он отлично подходит тем, кому не хватает 25 минут «помидорро» на решение всех вопросов, а 90 минут кажутся испытанием. Суть этой техники тайм-менеджмента заключается в делении рабочего времени на интервалы 52 и 17 минут.

Zero Inbox

Если переводить дословно, название метода означает «Ноль входящих». Эта техника тайм-менеджмента была изначально придумана для быстрой сортировки электронного почтового ящика. Однако ее можно применять и для других задач.

Суть метода заключается в том, что один раз в день необходимо сесть и распределить все дела по следующим категориям:

• сделать сегодня;
• сделать в течение недели;
• отложить до следующего месяца;
• удалить.

Статус нужно присвоить каждой задаче. Чтобы избавиться от ощущения большого количества дел, можно выделять их сортировке первый рабочий час дня.

Принцип девяти дел

Эта техника тайм-менеджмента поможет спланировать свой день и завершить его с удовлетворением от того, как много вы успели сделать. Чтобы воспользоваться методом, нужно выбрать для себя девять задач на день, из которых:

• одна — самая важная, объемная или горящая;
• три — средние по срочности;
• пять — простые задачи.

Запомнить суть техники легко по цифрам: 1–3–5. При этом в этот список могут попасть как рабочие задачи, так и бытовые дела.

Чтобы держать под контролем долгосрочные проекты

Методы тайм-менеджмента из этой группы позволят планировать работу над большими задачами. С помощью перечисленных техник можно заложить время даже на неочевидные вначале небольшие дела. Это позволит ничего не забыть и более корректно оценить, сколько ресурсов потребуется для выполнения того или иного проекта.

Kanban

Этот японский метод поможет увидеть весь предстоящий объем работы. Канбан-доску необходимо разделить на несколько столбцов. Их количество может быть любым и зависит исключительно от категорий, которые вы планируете присваивать задачам. Можно вести таблицу от руки или использовать различные онлайн-сервисы.

Kanban позволяет составлять план задач на день, неделю, месяц и т. д.
Этот метод будет полезен не только в решении рабочих задач. Так, с его помощью можно собраться в отпуск или организовать торжество.

Метод швейцарского сыра

Эта техника получила широкое распространение благодаря книге Глеба Архангельского «Тайм-драйв». Мы все привыкли представлять задачу как нечто неделимое. Из-за этого некоторые дела кажутся нам невыполнимыми и вызывают желание их отложить.

Хорошая новость заключается в том, что это не так. Вам не нужно выполнять весь объем работ сразу. Не обязательно садиться и составлять полный отчет по всем клиентам, или писать большой лонгрид, или <подставьте любое дело, которое вас пугает>.

Чтобы задача не ужасала своим размером и сложностью, нужно разделить ее на несколько более мелких подзадач. Отсюда и название техники. Подзадачи — это и есть дырочки в швейцарском сыре. Легко запомнить.

Стоит воспринимать задачу, как совокупность небольших действий. Такой подход позволит легко справиться с прокрастинацией и страхом белого листа.

Подзадачи могут быть разными по сложности и продолжительности. Метод швейцарского сыра идеально подходит в тех ситуациях, когда последовательность выполнения действий не играет роли.

Mindmap

Также эта техника называется карта мыслей, диаграмма связей, ментальная или интеллект-карта. Она способствует структурированию информации и планированию задач на разные периоды. Этот метод особенно полезен для профессионалов, которым необходимо постоянно генерировать новые идеи, проводить мозговые штурмы и визуализировать различные гипотезы.

Карта представляет собой схему в форме дерева. В центре размещается основная тема или проблема. Вокруг нее располагаются задачи, ресурсы и инструменты, которые способствуют достижению основной цели.

Важно добавлять в карту все аспекты, связанные с определенным проектом или темой. Не пренебрегайте деталями, даже если они кажутся незначительными. Часто именно маленькие вещи ускользают из внимания и теряются среди более крупных и значимых задач. Записывая все, вы гарантированно ничего не забудете.

*Когда поделил задачи так, что их не осталось

Как быть эффективным

Приведем общие рекомендации, которые помогут быть продуктивным в течение дня, какую технику тайм-менеджмента вы бы ни выбрали:

• Готовьте план заранее. Продумайте с вечера, каким задачам нужно уделить внимание на следующий день. Это поможет избежать беспокойства и суеты.
• Ставьте четкие дедлайны. Задача, у которой нет срока сдачи, всегда откладывается на потом. Наличие дедлайнов позволяет замотивировать себя на ее выполнение.
• Сначала выполняйте трудную задачу. Если есть то, что делать сложно или по каким-либо причинам неприятно, рекомендуем начать день именно с этого. Во-первых, утром мозг лучше работает, т. к. он не перегружен информацией. Во-вторых, неприятная задача не будет висеть над вами весь день и вызывать беспокойство.
• Ешьте слона по кусочкам. Стоит разбивать большую задачу на несколько более мелких и выполнять их поочередно.
• Не отвлекайтесь во время выполнения задачи. Если вы будете одновременно решать несколько вопросов, есть риск, что от этого пострадает качество. Нужно сосредоточиться на одной задаче.
• Избавьтесь от вредных привычек. Вы замечали, что если часто сидеть в соцсетях или бегать на перекуры, потом вообще не хочется возвращаться к работе? Чем меньше у вас будет вредных привычек, тем больше вы будете успевать.

Эффективность любой техники тайм-менеджмента зависит от ряда факторов. Недостаточно просто выбрать методы, которые кажутся подходящими. Важно также адаптировать их к обстоятельствам.

Так, для эффективного управления временем рекомендуется комбинировать различные техники в зависимости от задач. Например, можно использовать одну методику для определения приоритетов, а другую — для составления расписания. Надеемся, наша статья поможет вам увеличить свою эффективность в течение дня.